Un système de surveillance réglementé peut non seulement garantir la sécurité de l’entreprise, mais constitue également une manifestation directe du respect et de la protection des droits individuels à l’ère numérique. L'objectif de cet article est de fournir un guide pratique pour aider les entreprises à créer un système de surveillance à la fois efficace et pleinement conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE.
Quels sont les principes de base du contrôle dans le respect du RGPD
Le RGPD a fixé des principes fondamentaux en matière de traitement des données. Les activités de surveillance doivent respecter ces principes. Le premier est le principe de légalité, d’équité et de transparence. Cela signifie que le contrôle doit avoir une base juridique claire, comme la protection des intérêts vitaux de l'entreprise ou le respect d'obligations légales. Dans le même temps, les employés ou les visiteurs doivent être clairement informés de l'existence, du but et de l'étendue de la surveillance.
Viennent ensuite les principes de minimisation des données et de limitation des finalités. Les opérations de surveillance ne doivent collecter que la quantité minimale de données nécessaire pour atteindre les objectifs de sécurité, et les données collectées ne doivent pas être utilisées à d'autres fins qui n'ont pas été explicitement indiquées. Par exemple, la vidéo de surveillance à l’entrée et à la sortie n’est utilisée qu’à des fins de contrôle de sécurité et ne peut pas être utilisée pour analyser l’efficacité du travail des employés.
Comment collecter légalement des données vidéo de surveillance
Avant de collecter des données vidéo, il est important de déterminer la base juridique du traitement. En ce qui concerne le contrôle des lieux de travail, les « intérêts légitimes » énoncés à l’article 6 du RGPD constituent la base la plus couramment utilisée, mais une mise en balance doit être effectuée pour prouver que la nécessité du contrôle l’emporte sur l’impact potentiel sur les droits individuels. Lorsqu'il s'agit de surveillance dans les lieux publics, elle repose le plus souvent sur « l'intérêt public » ou le « respect des obligations légales ».
L'obligation de notification doit être remplie et des panneaux clairs et facilement visibles doivent être installés dans la zone de surveillance pour expliquer l'organisme responsable, la finalité du traitement des données et la manière d'exercer les droits personnels. Pour les employés, les politiques internes doivent être utilisées pour expliquer en détail. Se contenter de caméras cachées est totalement incompatible avec le RGPD.
Quelle est la durée de conservation des données de surveillance ?
C’est la clé de la conformité en matière de périodes de stockage des données. Parmi eux, le RGPD impose clairement que les données ne soient pas conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité de leur traitement. En ce qui concerne la surveillance de la sécurité, dans des circonstances normales, une période fixe peut être déterminée sur la base d'une évaluation des risques, par exemple 30 jours ou 60 jours.
La durée de conservation doit être clairement indiquée et doit être strictement appliquée. Les données expirées doivent être supprimées ou anonymisées de manière sécurisée et complète. Les entreprises doivent mettre en place un processus automatisé de gestion du cycle de vie des données pour éviter que les données ne soient conservées au-delà de la date d'expiration en raison d'erreurs dans les opérations manuelles, ce qui entraînerait des risques de non-conformité inutiles.
Comment assurer la sécurité des données de surveillance
D'un point de vue technique, les données vidéo pendant le stockage et la transmission doivent être protégées par cryptage, contrôle d'accès et autres mesures connexes. Seul le personnel autorisé est autorisé à accéder, et l'accès doit être accompagné d'enregistrements de journal. La sécurité du serveur de stockage physique est également essentielle et tout contact physique non autorisé doit être évité.
Au niveau organisationnel, un accord conforme à l’article 28 du RGPD doit être signé avec les sous-traitants (tels que les prestataires cloud) pour clarifier leurs responsabilités. Dans le même temps, un plan d’intervention d’urgence doit être élaboré pour les situations de fuite de données. Lorsqu'une fuite pertinente se produit, elle doit être signalée à l'agence de régulation dans les 72 heures conformément au délai imparti, et les personnes concernées réellement concernées doivent être informées lorsque le risque est élevé.
Quels sont les droits des salariés sous surveillance ?
Les salariés sous surveillance qui disposent de multiples droits ont le droit d'interroger l'entreprise sur la situation, de demander si l'entreprise traite leurs données personnelles, de demander dans quel but et de demander quelles sont les catégories de destinataires des données. Ils ont également le droit d'accéder à leurs données personnelles, c'est-à-dire de demander une copie de la vidéo de surveillance les concernant.
Sous certaines conditions, les salariés peuvent demander la rectification de données pertinentes inexactes, voire exercer le soi-disant « droit à l'oubli » et demander la suppression de leurs données. Si l’entreprise s’appuie sur des « intérêts légitimes » pour mettre en œuvre une surveillance, les salariés ont le droit de s’y opposer. Les entreprises doivent établir des canaux pratiques pour traiter ces demandes de droits.
Quelles sont les étapes spécifiques pour mettre en œuvre la surveillance de la conformité ?
Dans un premier temps, la réalisation d’une analyse d’impact sur la protection des données nécessite une analyse systématique de la nécessité d’une surveillance, ainsi que des risques liés à la surveillance et aux contre-mesures. L'amélioration des documents juridiques constitue la deuxième étape, notamment la mise à jour des politiques de confidentialité, la mise à jour des documents de notification aux employés et la mise à jour des enregistrements de traitement des données.
La troisième étape consiste à déployer des mesures techniques et organisationnelles pour garantir la conformité de l'ensemble du processus, de la collecte à la destruction. Enfin, il est nécessaire de mener un travail de formation continue et d'audit, d'effectuer régulièrement des formations pour les employés concernés, de vérifier si les pratiques de surveillance sont conformes aux politiques établies et de procéder aux ajustements correspondants en fonction de l'évolution des activités et de la réglementation.
La mise en place d’un système de surveillance conforme au RGPD est un processus continu et n’est pas une affaire ponctuelle. Cela oblige les entreprises à trouver un équilibre délicat entre les besoins de sécurité et les droits individuels. Quels sont les plus gros problèmes de conformité que votre organisation rencontre lors de la surveillance ? Vous êtes invités à partager votre expérience et vos idées dans la zone de commentaires. Si cet article vous est utile, n'hésitez pas à l'aimer et à le partager avec vos collègues qui pourraient en avoir besoin.
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