À mesure que le modèle de bureau hybride devient de plus en plus courant, le modèle de poste de travail fixe a tendance à être remplacé par de nouveaux concepts de bureau avec une mise en œuvre et un partage de ressources flexibles. Le système de gestion des espaces de bureaux de type hôtelier est précisément l’outil technologique de base qui soutient cette situation changeante. Ce système utilise une plate-forme numérique pour atteindre l'objectif de réservation, d'attribution et de gestion en ligne des postes de travail de bureau, des salles de conférence et d'autres ressources partagées. Son objectif est d'améliorer l'efficacité de l'utilisation de l'espace, d'optimiser l'expérience des employés et de réduire les coûts d'exploitation. Pour les entreprises qui souhaitent évoluer vers des bureaux flexibles, il est très important de comprendre et de pouvoir utiliser efficacement ce système.
Qu'est-ce qu'un système de gestion d'espace de bureau de style hôtelier ?
Il s'agit d'un système de gestion d'espace de bureau de style hôtelier. Logiquement, il s'inspire des idées principales de la gestion hôtelière, en traitant les postes de travail de bureau, les salles de conférence et autres ressources comme des services pouvant être « réservés ». Il s'agit généralement d'une plateforme logicielle qui permet aux employés de sélectionner à l'avance l'emplacement et le type de poste de travail qu'ils utiliseront pour une certaine journée de travail (comme les postes de travail silencieux, les postes de travail collaboratifs) et la durée requise via une page Web ou une application mobile, tout comme la réservation d'une chambre d'hôtel.
Ce système n'est pas seulement une interface de réservation pour les collaborateurs, c'est aussi un outil puissant pour les gestionnaires back-end. Les administrateurs peuvent voir clairement les données sur l'ensemble de l'agencement des bureaux, les données d'occupation en temps réel et les données sur les tendances de réservation, etc. Il a complètement changé le modèle précédent, c'est-à-dire le modèle « premier arrivé, premier servi » ou modèle d'allocation manuelle administrative, transformant ainsi l'allocation de l'espace en une situation transparente, en une apparence ordonnée, en une situation où les données peuvent être suivies, et fournit une base scientifique pour l'aménagement du territoire.
Comment les systèmes de gestion des espaces de bureaux de style hôtelier améliorent l'efficacité
Optimiser considérablement l’utilisation de l’espace, ce qui reflète d’abord l’amélioration de l’efficacité. À l'aide de l'analyse des données, le système peut révéler quelles zones ou types de postes de travail sont les plus populaires et quelles périodes sont les plus utilisées. Sur la base de ces conditions, les gestionnaires peuvent procéder à des ajustements dynamiques de la configuration de l'espace. Par exemple, convertir des cabines fixes longtemps inutilisées en espaces de collaboration, ou transformer des salles de conférence peu utilisées en postes de travail temporaires. De cette manière, des besoins de bureau plus diversifiés peuvent être satisfaits dans une zone physique plus petite.
Cela simplifie grandement les processus de bureau impliqués par les employés. Les employés n'ont plus besoin de perdre du temps à chercher des sièges et à faire des réservations à l'avance, garantissant ainsi qu'ils peuvent se concentrer sur leur travail immédiatement après leur arrivée au bureau. Dans le même temps, le système se connecte et interagit souvent avec le système de contrôle d'accès et l'équipement de bureau intelligent, réalisant efficacement la fonction de « numérisation du code vers le siège » et ajustant automatiquement l'environnement de bureau personnel, réduisant ainsi de nombreux liens de gestion petits et gênants, permettant aux employés de toujours se concentrer sur le travail principal dont ils devraient être responsables, améliorant ainsi l'efficacité globale du travail et la satisfaction des employés à l'égard de leur travail.
Pourquoi les entreprises doivent introduire des systèmes de gestion des espaces de bureaux de type hôtelier
Ce qui suit est réécrit : lorsque seuls certains employés sont disponibles une partie de la semaine, maintenir un poste de travail fixe pour chaque personne entraînera un énorme gaspillage d'espace et des coûts d'inactivité substantiels. Il s’agit de la raison la plus immédiate : faire face aux défis posés par le modèle de bureau hybride. L'introduction de ce système peut permettre de réaliser un « partage de poste de travail », ce qui peut réduire considérablement la surface de location de bureaux requise et réduire directement les coûts immobiliers de l'entreprise tout en aidant à travailler de manière flexible et efficace, ce qui est particulièrement critique dans les conditions économiques difficiles actuelles.
Le besoin le plus profond consiste à attirer et à retenir les talents et à façonner une culture d’entreprise innovante. Les nouvelles générations de salariés valorisent souvent l’autonomie et la flexibilité dans leur travail. Offrir un environnement technologique dans lequel les employés peuvent choisir librement l'emplacement de leur bureau reflète le respect et la confiance de l'entreprise dans les choix de ses employés. Ce type d’environnement de travail est agile, efficace et centré sur l’expérience employé. Elle est en elle-même le reflet de la modernisation et de l'innovation de l'entreprise et contribue à valoriser l'image de marque de l'employeur.
Quelles sont les principales fonctions d’un système de gestion d’espace de bureau de type hôtelier ?
La fonction principale est la réservation visuelle et la gestion des ressources spatiales. Le système fournit un plan d'étage numérique au niveau du bâtiment. Les employés peuvent visualiser intuitivement l'état de toutes les ressources pouvant être réservées, qu'elles soient inactives, réservées ou en cours d'utilisation, et peuvent effectuer des opérations de réservation en un clic. Lors de la réservation, des conditions de filtrage sont généralement prises en charge, comme être proche de la fenêtre, équipé d'une table élévatrice, et à proximité d'une équipe, etc., pour répondre à des besoins personnalisés. Les informations de réservation seront automatiquement synchronisées avec le calendrier de l'employé.
De plus, le système avancé intègre un module d'analyse de données, un module d'intégration de l'Internet des objets et un module de gestion des visiteurs. Il existe un panneau qui peut générer plusieurs rapports multidimensionnels, tels que des rapports d'utilisation mensuels, des rapports d'analyse d'occupation des services, des rapports de prévision des pics, etc., pour fournir une assistance aux décisions de gestion. L'intégration de l'Internet des objets signifie que le système peut être lié à plusieurs appareils intelligents, notamment des lumières intelligentes, des climatiseurs et des serrures électroniques, pour réaliser des économies d'énergie et un contrôle automatisé. La fonction de gestion des visiteurs permet à chaque employé de réserver facilement des postes de travail temporaires ou des salles de conférence associées pour des invités externes, améliorant ainsi l'expérience de réception.
Quels sont les défis liés à la mise en œuvre d’un système de gestion des espaces de bureaux de type hôtelier ?
Les plus grands défis proviennent souvent des changements de culture et d’habitudes. La mise en place du dispositif du « poste de travail non fixe » peut se heurter à des résistances de la part de certains salariés, notamment des salariés seniors, habitués à un sentiment d'espace privé. Ils s’inquiéteront du stockage des effets personnels, de l’immédiateté de la collaboration en équipe et du manque de sentiment d’appartenance. Sans communication suffisante sur le changement, sans politiques de soutien telles que des plans de casiers personnels et sans modèle de leadership, la mise en œuvre du système peut facilement être entravée.
Nous ne pouvons pas ignorer les défis au niveau technique. Le système doit être bien intégré à l'infrastructure informatique existante de l'entreprise, telle que WeChat ou DingTalk d'entreprise, les systèmes OA, les systèmes de contrôle d'accès, les calendriers de messagerie, etc. Sinon, des îlots d'informations se formeront, augmentant ainsi la charge des employés. La sécurité des données et la protection de la vie privée doivent également être hautement valorisées. Les données d'itinéraire des employés et les préférences en matière de poste de travail sont des informations sensibles, et les fournisseurs de systèmes doivent disposer de qualifications de sécurité et de plans de conformité fiables.
Comment choisir un système de gestion d'espace de bureau de style hôtelier adapté
Lors du choix d'un système, la première chose à faire est de correspondre aux processus commerciaux propres à l'entreprise et à ses intentions de développement futur. Si l’entreprise choisit uniquement une méthode de bureau collaboratif mobile et flexible pour tester certains étages, la plus adaptée est probablement un système léger doté de fonctions rationalisées et d’opérations faciles à maîtriser. Si cela implique Si le travail global de transformation numérique et de mise à niveau à l'échelle de l'entreprise est approprié, vous devez choisir une plate-forme au niveau de l'entreprise qui offre une large couverture des performances globales, un degré élevé de compatibilité et d'accumulation de patchwork, et peut fournir une analyse approfondie des données pour l'adaptation. Connaître vos besoins exacts est la première et principale étape pour éviter des pertes d’investissement inutiles.
Une évaluation complète doit être effectuée du point de vue de l’expérience utilisateur, des capacités d’intégration et des services des fournisseurs. Pour l’expérience utilisateur, l’interface doit être intuitive, le terminal mobile doit être convivial et le processus de réservation doit être fluide. Les capacités d'intégration peuvent déterminer si le système peut être intégré aux flux de travail existants, de sorte que les fournisseurs qui fournissent des interfaces API ouvertes doivent avoir la priorité. En fin de compte, l'expérience du fournisseur en matière de mise en œuvre de la localisation, le support de formation, la rapidité de réponse après-vente et les capacités de mise à niveau continue sont des garanties clés pour le fonctionnement réussi à long terme du système.
Votre entreprise envisage-t-elle ou met-elle déjà en œuvre une politique de travail flexible ? Dans le travail réel, quel est le point le plus pénible que vous rencontrez ? S'agit-il de l'acceptation du personnel, de l'intégration de la technologie ou d'un changement dans les processus de gestion ? Bienvenue pour partager votre expérience et vos idées dans la zone de commentaires. Si vous trouvez cet article utile, n'hésitez pas à l'aimer et à le partager.
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